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Bild: Andrey Popov/Adobe Stock

Neue Funktionen beim Fortbildungsmanagement Fobys

Weiterentwicklung der Seminarverwaltung von Auctores

Mit Fobys bieten wir ein leistungsstarkes Fortbildungsmanagement inklusive Seminarverwaltung für Verbände, Vereine und Kammern an. Im Rahmen unserer Schnittstellen-Partnerschaft mit der Datev wurde das Datev-eigene System mittlerweile deutschlandweit durch die Auctores-Lösung ersetzt. Neben zahlreichen Detailanpassungen und Performance-Verbesserungen wurde die Seminarverwaltung von Fobys im Laufe der vergangenen Monate um viele nützliche Funktionen und Module erweitert.

Im Fokus von Fobys stehen durchgängige digitale Prozesse und höchstmöglicher Komfort für die Anwender auf Verwaltungsebene wie auch für die Teilnehmer von Seminaren und Lehrgängen. Mit seinen umfangreichen und praxiserprobten Features ist Fobys das optimale Tool für die professionelle Online-Verwaltung von Fort- und Weiterbildungsangeboten. Zur sicheren Durchführung von Online- und Hybridseminaren kann unser Videokonferenz-System Visavid zusätzlich genutzt werden.

Neue Funktionen

Das Basissystem der Seminarverwaltung wurde konsequent weiterentwickelt, um den Online-Buchungsprozess noch benutzerfreundlicher zu gestalten. Zur Verfügung stehen Funktionen wie das Hinterlegen von mandantenabhängigen Mail-Vorlagen oder das Versenden von Rundmails an Teilnehmer mehrerer Seminare – ohne Einschränkung bei der Menge der möglichen Adressaten. Zudem gibt es jetzt bei der Teilnehmerverwaltung eines Seminars zwei neue Export-Möglichkeiten: Speziell für den Import in unser Videokonferenzsystem Visavid ist ein Teilnehmerexport mit allen E-Mail-Adressen möglich. Die neue „Versandliste“ erstellt eine umfangreiche Liste aller Rechnungsempfänger und Teilnehmer, die sämtliche relevanten Kommunikationsdaten enthält.

Erweiterungen

Unser Entwicklerteam hat einige Funktionen der Seminarverwaltung erweitert. Diese Systemerweiterungen können bei Bedarf problemlos in jedes bestehende Fobys-System integriert werden. So können künftig Teilnehmer-Urkunden pro Seminar gebündelt abgerufen und als PDF ausgedruckt oder abgelegt werden. Auch alle im System eingegangenen Buchungen können nun unabhängig vom Seminar in einer zentralen Liste eingesehen und bearbeitet werden. Zusätzliche Benachrichtigungen bekommt die Verwaltung bei der fehlerhaften Erstellung einer SEPA-Lastschrift oder eines Buchungsstapels – und ebenso, wenn ein Teilnehmer bei der Online-Buchung eines Seminars einen Kommentar erstellt hat. Neben Zahlungshinweisen kann die Verwaltung jetzt auch für einzelne Kontakte eine Buchungssperre hinterlegen, die eine Online-Buchung dieser Kontakte verhindert.

Neue Module

Aufgezeichnete Videos von Seminaren können künftig verwaltet und zusätzlich mit angeboten werden. Ein weiteres neues Modul ist die Wartelistenbuchung: Teilnehmer werden für die Warteliste erfasst und dann einfach per Klick nachgerückt. Das neue Gutscheinsystem ermöglicht das Anbieten individueller Gutscheine, die Teilnehmer für Fortbildungen nutzen können. Mit Hilfe eines einfachen Mahnsystems können Mahnungen manuell erfasst und aus der Seminarverwaltung versendet werden.

Individuelle Features

Das Fobys-System kann auf Wunsch um zusätzliche kundenindividuelle Funktionen und Workflows, die im aktuellen Funktionsumfang nicht enthalten sind, erweitert werden. So kann sowohl die Shop-Bestellbestätigung als auch die Anrede in E-Mails individualisiert werden. Teilnehmer können eine separate Kommunikations-Mail-Adresse anlegen. Diese dient dann als Grundlage für die Kommunikation in der Seminarverwaltung. Alle automatisierten E-Mails werden an diese Adresse versendet. Zudem wird ein individualisierbarer Workflow angeboten, mit dem die Teilnehmer im Kunden-Account direkt ein SEPA-Mandat beantragen können. Sowohl die angebotenen Dokumente im Kunden-Account (Videos, Skripte, Teilnahmebescheinigungen) als auch die Seminargruppen in der Verwaltung lassen sich jetzt noch übersichtlicher darstellen. Neben der normalen Listendarstellung ist nun eine Darstellung in Seminargruppen möglich. So können einzelne Seminare zu Gruppen zusammengefasst und unterschiedliche Termine zu einem Thema gebündelt anboten werden.

Weitere Zahlarten

Mit zusätzlichen Schnittstellen bietet die Seminarverwaltung von Auctores künftig weitere Bezahlmöglichkeiten, um den Buchungsprozess für Teilnehmer noch flexibler zu machen: Paypal, Paypal-Plus, TeleCash/Kreditkartenzahlung und Klarna. Aktuell befinden sich diese Funktionen noch in der Umsetzung.

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