EVIM setzt mobiles Property Management von Auctores ein

Beim Evangelischen Verein für Innere Mission in Nassau zieht die Digitalisierung in die Immobilienverwaltung ein

03. März 2023

Mit rund 60 Einrichtungen im Rhein-Main-Gebiet ist der Evangelische Verein für Innere Mission in Nassau (EVIM) als großes und diakonisches sozialwirtschaftliches Unternehmen breit aufgestellt tätig. Ob als Träger von Wohnheimen, Pflegeheimen und Sozialeinrichtungen oder als Anbieter von Dienstleistungen – der Verein hilft, entlastet und unterstützt seit über 170 Jahren Menschen in der Altenhilfe, Behindertenhilfe, Jugendhilfe, Bildung sowie in Service-Einheiten. Für das effiziente Immobilienmanagement, regelmäßige Wartungsintervalle und Verkehrssicherheitsprüfungen kommt mit MPM Mobile Property Management von Auctores eine moderne Software-Lösung mit App zum Einsatz. MPM spart nicht nur Zeit bei den Objektbegehungen vor Ort, sondern beschleunigt auch nachgelagerte Verwaltungsprozesse und liefert eine rechtssichere Dokumentation.

Pro Gebäude stehen bei EVIM rund 300 bis 1.000 Prüfpunkte an. Was früher in dicken Papierordnern vorgehalten wurde, ist jetzt smart über Checklisten in der MPM-App organsiert. In der Vergangenheit mussten alle Einträge im Nachgang noch einmal bearbeitet und im System hinterlegt werden. Das geht mit der MPM-App deutlich schneller: Alle erforderlichen Daten sind vor Ort verfügbar, die Dokumentation zu allen Prüfpunkten wird direkt erfasst und bei Schadensmeldungen lässt sich über das System sofort ein Auftrag dazu generieren.

Individuelle Anpassungen

Natürlich gibt es bei der Vielzahl der besonderen Anforderungen eines sozialwirtschaftlichen Trägers an die Gebäude selbst auch spezielle Anforderungen an die Software, die für Verwaltungsaufgaben eingesetzt wird. So auch bei EVIM. Der Start in die digitale Prüfung erfolgte bei EVIM mit der MPM-Branchenlösung, die wir für Haus- und Immobilienverwalter entwickelt haben. Nach einer ersten Testphase war schnell klar, dass die individuellen Anpassungswünsche seitens EVIM eine standardisierte Software sprengen würden.

Bei EVIM haben sich beispielsweise aus der Vermietung von trägereigenem Wohnraum in den Bereichen der Alten- und Behindertenhilfe bzw. für Mitarbeiter spezielle Anforderungen ergeben, die wir in die Prüfabläufe von EVIM integriert haben: So müssen bei vorübergehendem Leerstand von Zimmern oder Wohnungen regelmäßig Vorsichtsmaßnahmen gegen Legionellenbefall des Trinkwassers eingeplant und durchgeführt werden. Dank MPM-App ein weiterer Prüfpunkt, der sich einfach per Mausklick aktivieren lässt und nach der Prüfung rechtssicher dokumentiert ist.

Im Ergebnis wird die Software für EVIM von uns eigenständig und individuell weiterentwickelt. Eine Lösung, die die Grundsätze unserer Softwareentwicklung widerspiegelt: Auf Basis unseres Frameworks sind unsere Anwendungen nahezu uneingeschränkt individuell anpassbar und erweiterbar. Dieses Konzept birgt zudem als weiteren Pluspunkt einen deutlichen Kostenvorteil: „Unsere Kunden profitieren ganz wesentlich von einem hohen Anteil von bereits vorhandenen Basisfunktionalitäten, die wir nicht jedes Mal ‚neu erfinden‘ müssen“, so Auctores-Geschäftsführer Karl Weigl.

Verwaltung und Instandhaltung

Für die Arbeit mit MPM werden von EVIM im administrativen MPM-Webportal alle Objektdaten angelegt und gepflegt. Dazu gehören auch weitere Akteure wie Handwerker, die eine etwaige Schadensmeldung bearbeiten. Jeder Prüfpunkt erhält eine individuelle ID, deren spezifische Beschreibungen in den jeweiligen Stammdaten hinterlegt sind. MPM macht die erforderlichen Daten mobil – damit sind sie an dem Ort verfügbar, an dem sie benötigt werden und werden erfasst, wo sie entstehen: Alle Prüfungen können via MPM-App mobil durchgeführt werden – strukturiert und zugleich rechtssicher dokumentiert.

Die einzelnen Prüfpunkte können objektbezogen definiert und nach Prüfungstypen und -turnus kategorisiert werden: Beispielsweise Sichtprüfungspunkte im Rahmen der Verkehrssicherheit oder funktionelle Prüfpunkte etwa beim Brandschutz. Prüfungsrouten lassen sich sowohl nach Bauteilen wie etwa Brandschutztüren, aber auch nach Liegenschaften organisieren. MPM ermöglicht die mehrdimensionale Verknüpfung aller Daten.

Dokumentation und Haftungsrisiken

Zu jedem Objekt sind alle per App aufgezeichneten Begehungen, die Prüfungen der Verkehrssicherheit sowie ggf. erforderliche Schadensmeldungen im MPM-Webportal tagesaktuell hinterlegt. Schadensmeldungen lassen sich objektbezogen auflisten und nach einzelnen Bereichen, z. B. Beleuchtung, filtern. Protokolle und Schadensmeldungen können automatisiert versendet und weiterverarbeitet werden. Haftungsrisiken für den Betreiber lassen sich so minimieren.

Mobiles Servicemanagement: Software von Auctores

Wir haben uns auf Software‐ und Kommunikationslösungen für digitalisierte Prozesse und digitale Geschäftsmodelle spezialisiert. Im Bereich Wartung und Instandhaltung sind branchenübergreifend vor allem die Organisation von Arbeitsabläufen vor Ort sowie der reibungslose digitale Datentransfer wichtige Stellschrauben bei der digitalen Transformation.

Hier setzt unsere Systemlösung Motys für Aufgaben des mobilen Servicemanagements an. Motys vernetzt auf effektive Weise die mobile Datenerfassung mit der zentralen Personal- und Terminplanung und Objektverwaltung. Als App im mobilen Einsatz liefert die Motys-Software medienbruchfrei alle wichtigen Daten an das angeschlossene administrative Webportal. Im Fokus stehen dabei ein Höchstmaß an Bedienkomfort, durchgängige digitale Prozesse und damit eng verknüpft die Einbindung von bestehenden Systemen und Prozessen durch Schnittstellen. Unsere MPM-Software für das mobileProperty Management ist eine branchenspezifische Ausprägung auf Basis von Motys, die auf die besonderen Belange der Immobilienbranche ausgerichtet ist.