Elektronische Zahlungswende

Die E-Rechnung wird ab 2025 Pflicht im B2B-Bereich

22. März 2024

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich Pflicht und verspricht Effizienz und Schnelligkeit. Diese Umstellung markiert eine Ära der digitalen Transformation in deutschen Unternehmen. Sind Sie bereit für den Wechsel?

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Neuerung in Kraft, die den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nachhaltig verändern wird: Die E-Rechnungen sollen im Business-to-Business-Bereich, also von Unternehmen an Unternehmen, verpflichtend werden. Ausnahmen gibt es – allerdings nur für Beträge unter 250 Euro. Fahrausweise sowie Rechnungen für bestimmte steuerfreie Leistungen sollen weiterhin in Papierform möglich sein. Die genauere Ausgestaltung zur E-Rechnung ist im heute verabschiedeten Wachstumschancengesetz festgeschrieben.

Wen betrifft die neue Regelung?

Diese Regelung soll einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und effizientere Geschäftsprozesse darstellen. Die Umstellung betrifft sämtliche steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen, wobei sowohl der Leistungsempfänger als auch der leistende Unternehmer im Inland ansässig sein müssen. Die Regelung betrifft also nur den B2B-Zahlungsverkehr innerhalb der Bundesrepublik.

Eine E-Rechnung übermittelt Rechnungsinformationen elektronisch in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format. Das soll, im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen und PDF-Dokumenten, eine medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung ermöglichen.

Was ändert sich konkret für die Unternehmen?

Ab 2025 müssen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Die neue Regelung sieht vor, dass Rechnungen nicht nur elektronisch übermittelt, sondern auch automatisiert empfangen und verarbeitet werden sollen. Damit wird, so hofft die Regierung, eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Das bevorzugte Format für E-Rechnungen orientiert sich an der europäischen Norm EN16931, wobei Formate wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und XRechnung den Anforderungen entsprechen.

Chancen und Übergangsregelung

In Panik muss wegen der Neuregelung allerdings niemand ausbrechen: Der Gesetzgeber hat für die Jahre 2025 bis 2027 Übergangsregelungen vorgesehen, um Unternehmen genügend Zeit für die Anpassung an die neuen Anforderungen zu geben. Eine Gruppe muss im Rahmen der Neuregelung allerdings erstmals Rechnungen ausstellen: Vermieter, die mittels Option steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Bei diesen reichte bisher der Mietvertrag unter gewissen Voraussetzungen als Rechnung aus.

Die Einführung der E-Rechnung verspricht zahlreiche Vorteile: Sie vereinfacht und beschleunigt im Idealfall den Rechnungsprozess, reduziert Fehlerquellen und spart Kosten. Zudem leistet sie einen Beitrag zum Umweltschutz, indem sie den Papierverbrauch senkt. Für Unternehmen soll dies nicht nur eine Effizienzsteigerung bedeuten, sondern auch eine Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit durch die Nutzung digitaler Technologien.

Herausforderungen und Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen stellt jedoch insbesondere kleine und mittlere Unternehmen vor Herausforderungen. Diese betreffen vor allem die technische Ausstattung sowie die Anpassung interner Prozesse. Um diesen Übergang zu erleichtern, können wir bei Auctores als Partner auf dem Weg in die Digitale Transformation Unterstützung anbieten, von der Implementierung bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden.

Die verpflichtende Einführung von elektronischen Rechnungen ab 2025 ist ein klarer Indikator für den fortschreitenden digitalen Wandel in der Geschäftswelt. Sie bietet die Chance, Prozesse zu optimieren und die Grundlage für weitere Digitalisierungsmaßnahmen zu schaffen. Unternehmen sind gut beraten, sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinanderzusetzen und die notwendigen Schritte einzuleiten, um von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren zu können.