WEG-Reform: Digitale Eigentümerversammlung jetzt zulässig

Datenschutzkonforme Versammlung per Videokonferenz mit Visavid

18. Dezember 2020

Am 1. Dezember 2020 ist die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) in Kraft getreten. Eine der nicht nur in der aktuellen Corona-Pandemie wichtige Neuerung: Eigentümerversammlungen dürfen jetzt auch online stattfinden. Das von der Auctores GmbH entwickelte Videokonferenz-System Visavid ermöglicht mit seinen Zusatzfunktionen die einfache Organisation und Durchführung solcher Hybrid-Veranstaltungen – und das DSGVO-konform.

Die WEG-Reform war zum Teil auch eine Reaktion auf den Sanierungsstau in vielen Wohnanlagen, der sich aus langwierigen Entscheidungsprozessen ergeben hatte. So soll das neue Gesetz Sanierungen und Modernisierungen einfacher machen. Nach dem neuen WEG ist nun die Wohnungseigentümergemeinschaft Träger der gesamten Verwaltung, die Eigentümerversammlung ist ihr Willensbildungsorgan. Wichtig dabei: Anders als bisher ist die Eigentümerversammlung immer beschlussfähig, auch wenn nur ein Teil der Eigentümer teilnimmt.

Teilnahme wird wichtiger – und einfacher

Durch die Neuregelung wird es wichtiger für Eigentümer, bei der WEG-Versammlung dabei zu sein, wenn Beschlüsse nicht über ihren Kopf hinweg getroffen werden sollen. Gleichzeitig wird die Teilnahme einfacher; in § 23 Abs. 1 WEG heißt es nun: „Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass Wohnungseigentümer an der Versammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.“

Auch in anderen Bereichen hält die Digitalisierung Einzug: Für Einberufungsverlangen und Umlaufbeschlüsse ist nur noch die Textform statt wie früher die Schriftform gefordert. Damit ist auch hier die Nutzung von E-Mails, Apps und Internetplattformen erlaubt. Dabei können Eigentümer selbst einfacher eine Versammlung einberufen, wenn die Einberufung durch den Verwalter oder den Beiratsvorsitzenden nicht möglich ist.

Mit der Möglichkeit der Online-Teilnahme lassen sich Eigentümerversammlungen auch als Hybridveranstaltungen abhalten – ein Teil der Eigentümer trifft sich vor Ort, ein Teil schaltet sich digital dazu. Dadurch lassen sich die Hygiene- und Distanzregeln während der COVID-19-Pandemie auch in kleineren Versammlungsräumen einhalten. Unabhängig davon müssen weder Verwalter noch auswärtige Eigentümer zu weiter entfernten Objekten anreisen.

Visavid: Mehr als nur eine Videokonferenz

Das von Auctores zu 100 % in Deutschland entwickelte und betriebene System Visavid ermöglicht nicht nur das Abhalten der ganz oder teilweise online durchgeführten Veranstaltung. Über das Tool kann bereits die Einladung mit individualisierten Zugangs-Links an alle Eigentümer verschickt werden, wobei sich die Teilnehmerlisten problemlos importieren lassen. Visavid bietet auch eine Reihe von Zusatzfunktionen. So ist ein Chat integriert, den der Moderator entweder zulassen oder im Sinn einer strafferen Durchführung sperren kann. Über die Hand-heben-Funktion können sich Online-Teilnehmer zu Wort melden, der Moderator erteilt dann reihum das Wort.

Dokumente lassen sich innerhalb des virtuellen Veranstaltungsraums als Download zur Verfügung stellen. Zudem lassen sich Inhalte per Screen-Sharing zeigen. Die Whiteboard-Funktion hilft bei Notizen und der Dokumentation etwa bei Abstimmungen. Außerdem lässt sich auch die gesamte Veranstaltung aufzeichnen.

Visavid fügt sich in die anderen Anwendungen ein, die Auctores für die Immobilienverwaltung entwickelt hat. Webbasierte Anwendungen, gekoppelt mit 24/7-verfügbaren Self-Service-Lösungen, entlasten Verwaltungen und steigern die Kundenzufriedenheit. So bietet der „Datenraum“ ein rechtegesteuertes Onlinesystem für die Verwaltung und den Austausch von Dateien.

In Kooperation mit der HVK Grundbesitz GmbH bilden weitere Applikationen die Sanierungs- und Wartungsplanung ab und machen sie transparent: Eigentümer können vorgesehene Sanierungsmaßnahmen über einen Zeitstrahl sofort erfassen und erhalten einen Überblick, wann welche Wartungsarbeiten turnusgemäß anstehen. Die Mietpreisüberwachung unterstützt Mietverwaltungen mit Vorlage-Funktion und integriertem Kommunikationsmanagement. Die MPM-App – das Kürzel steht für „Mobile Property Management“ – ermöglicht die mobile, strukturierte und rechtssichere Dokumentation von Verkehrssicherheitsprüfungen und Wohnungsübergaben. Intranet und Mitarbeiter-App bieten Immobilienverwaltern Hilfe beim Prozessmanagement und eine interne Informationsplattform, die sich über entsprechende Schnittstellen in verschiedenste Plattformen und Software-Welten einbinden lässt.