Sicherer Datenraum für Unternehmen

Sensible Daten online für Kunden und Geschäftspartner komfortabel bereitstellen

09. Dezember 2018

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine der großen aktuellen Herausforderungen für alle Branchen. Für den erfolgreichen Wandel ist der schnelle, komfortable und vor allem gegen unbefugten Zugriff geschützte Austausch von geschäftlichen Daten ein wesentlicher Faktor. Gängige Cloud-Lösungen bieten zwar Komfort und Tempo, haben aber Probleme in Sachen Datenschutz und Sicherheit – etwa weil die Daten nicht auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden. Mit dem Datenraum bietet Auctores ein Online-System, über das Unternehmen Daten mit Partnerunternehmen und Kunden austauschen und verwalten können, komfortabel und sicher. Erster Anwender des neuen Systems ist die Mentel & Mentel Steuerberatung in Lenggries.

Dabei hat das Unternehmen die volle Hoheit über den Datenraum, den es für sich nutzt. Der Betreiber des Datenraums kann in der Administrationsoberfläche Bereiche für Partnerunternehmen und zugehörige User-Accounts anlegen. Dem Partner wird ein Ordner mit frei definierbaren Unterordnern zugewiesen, auf den er Zugriff hat. Innerhalb dieser Struktur können die Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte erhalten. Per Quota lässt sich für jeden Partner die Datenmenge begrenzen, die er in den Datenraum laden kann.

Jeder Partner kann eigene Nutzer-Accounts anlegen und verwalten. So kann er etwa neuen Mitarbeitern den Zugang zum Datenraum ermöglichen, ohne über den Portalbetreiber gehen zu müssen. Auch der Betreiber des Datenraums kann den Zugriff seiner Mitarbeiter auf die Kunden- bzw. Unternehmensbereiche steuern, die so nur auf die Daten von Unternehmen Zugriff haben, die sie betreuen. Über ein Rollen- und Rechte-System ist einstellbar, wer welche Informationen sehen darf, z. B. wer bestimmte Dateien wann gelesen hat.

Alles im Blick auf dem Dashboard

Nach dem Login sieht jeder Benutzer in seinem Dashboard alle neuen und noch ungelesenen Dateien mit Zusatzdaten sowie weitere aktuelle Informationen. Hier ist auch die Suche nach Dateien möglich, wobei sich die Suche über Filter spezifizieren lässt, etwa anhand des Einstelldatums. Dateien können per Drag & Drop bequem vom eigenen Rechner in den Datenraum geladen werden. Jeder Nutzer kann einstellen, ob und in welcher Form – etwa per E-Mail, als Hinweis im Dashboard oder als Push-Nachricht in der App – er benachrichtigt wird, wenn neue Daten in seinen Bereich des Datenraums geladen werden.

Über das responsive Web-Interface ist der Datenraum vollständig mobil nutzbar. Zusätzlich lassen sich individuell anpassbare Oberflächen realisieren. Ebenfalls möglich sind personalisierte User Interfaces. Optional lässt sich der Datenraum auch per Android- oder iOS-App nutzen. Mit der App lassen sich Dateien hochladen und abrufen. Auf Wunsch wird der App-Nutzer per Push-Nachricht informiert, wenn neue Daten in seinem Arbeitsbereich abgelegt werden.

CRM- und Filesystem in einem

Der Datenraum verknüpft die Funktionen des Auctores-Filesystems mit einem CRM-Modul. Dies beinhaltet:

CRM-System

• Verwaltung von Personen
  Standardfelder zu Personendaten sind vordefiniert, zusätzlich benötigte Felder (z. B. Funktion, Abteilung) lassen sich direkt im System anlegen.
• Verwaltung von Unternehmen
  Standardfelder zu Firmendaten sind vordefiniert, zusätzlich benötigte Felder (z. B. Ansprechpartner, Bankverbindung) lassen sich direkt im System anlegen.
• Anlage neuer Objekttypen
  Zusätzlich zu den vordefinierten Objekttypen lassen sich weitere Objekttypen mit den jeweils benötigten Feldern anlegen, z. B. ein Objekttyp „Projekt“ mit Feldern wie „Projektname“, „Dateianhänge“ etc.
• Objekt-Beziehungen
  Objekttypen können verknüpft werden, dazu werden Beziehungstypen angelegt, z. B. der Beziehungstyp „Mitarbeiter“, der die Objekttypen „Personen“ und „Firmen“ miteinander verknüpft).
• Notizen und Wiedervorlage
  Zu jedem Objekttyp können Notizen abgelegt werden. Die benötigten Notiztypen sind frei definierbar, z. B. ein Notiztyp „Angebot“ mit dem Dateifeld „Angebot“ und dem Textfeld „Name“. Vordefinierte Felder lassen sich dabei als Pflichtfelder deklarieren. Jede Notiz kann mit einer Wiedervorlage verknüpft werden: Zu einem definierten Zeitpunkt wird dann an die Notiz erinnert.
• Account Management
  Personen können mit einem Account verknüpft werden, mit dem sie sich selbst in das System einloggen und mit dem sie je nach Rolle unterschiedliche Zugriffsrechte im CRM-System haben.

Filesystem

• Ermöglicht strukturierte Ablage von Dateien in Ordner analog zum Windows-Explorer bekannt. Dateien können per Drag and Drop vom Windows-Explorer hochgeladen werden.
• Der Speicherplatz von Ordern kann mit einer Quota begrenzt werden. Die Dateimenge eines Ordnerinhalts wird so automatisch eingeschränkt.
• Benutzer- und Rechteverwaltung: Eine fein einstellbare Rechtestruktur regelt die Zugriffsberechtigungen auf allen Ebenen.