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Ein Jahr im Homeoffice: Digitalisierung in der Praxis

Auctores arbeitet bruchlos weiter und hilft Kunden in der Corona-Pandemie

In diesen Tagen steht für viele Millionen Arbeitnehmer in Deutschland ein etwas fragwürdiges Jubiläum an – sie arbeiten seit einem Jahr im Homeoffice. Laut der Hans-Böckler-Stiftung waren es Ende Januar 2021 fast ein Viertel der Beschäftigten, die ausschließlich oder überwiegend von zu Hause arbeiteten. Dazu gehört auch das Auctores-Team: Am 18. März 2021 jährt sich der Tag, an dem wir unsere Büros verließen und ins Homeoffice wechselten. Und nach wie vor arbeitet dort ein Großteil des Teams, einzelne Kollegen wechseln zwischen Homeoffice und Büro. Für deren Sicherheit sorgen Bürobelegungsplan und Hygienekonzept.

Unsere Erfahrungen des letzten Jahres waren vielfältig. Eines wissen wir jetzt sicher: Auch anspruchsvolle Kundenprojekte lassen sich durchgängig vom Homeoffice aus umsetzen – wenn das Mindset stimmt und die internen Prozesse komplett ortsungebunden funktionieren. Diese Voraussetzungen waren und sind bei uns gegeben. So sehr wie uns der kollegiale Austausch face-to-face auch oft fehlt, so wenig merken unsere Kunden, von wo aus wir für sie arbeiten. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind weiterhin unter ihren regulären Kontaktdaten erreichbar und sind so ausgestattet, dass sie ohne Reibungsverluste mobil arbeiten können.

Kollaborationstools gewinnen an Bedeutung

Nahezu jedes Unternehmen hatte gleich zu Beginn des ersten Lockdowns die Anforderung, Möglichkeiten für den internen wie externen Austausch effizient auszubauen – Videokonferenz-Systeme erlebten eine nie dagewesene Akzeptanz in nahezu allen Branchen. Für etliche Auctores-Kunden waren allerdings Datenschutz und Performance vorhandener Systeme nicht zufriedenstellend. Mit höchster Priorität stand ab März daher die Entwicklung eines neuen Systems auf unserer Agenda, das schnell den Namen Visavid erhielt.

„Als Digitalisierungspartner haben wir uns gefragt – was brauchen unsere Kunden jetzt, um im Lockdown wettbewerbsfähig zu bleiben? Nachdem viele unserer Kunden im Seminargeschäft tätig sind, war die Antwort schnell klar: Wir müssen dafür sorgen, dass sie ihr Geschäftsmodell aufrechterhalten können, also ein System entwickeln, das nicht nur Videokonferenzen, sondern auch virtuelle Seminare ermöglicht“, erinnert sich Auctores-Geschäftsführer Karl Weigl an die Entstehungsgeschichte von Visavid.

Während noch die interne Betaphase lief, setzten bereits ab Mai 2020 erste Kunden Visavid produktiv ein. Und schon bald stellte sich heraus, dass in der Lösung viel größeres Potenzial steckt, als nur den Lockdown zu überbrücken. „Im Vergleich zu einer analogen Besprechung in großer Runde, ermöglicht Visavid sogar mehr Nähe. Viele Teilnehmer berichten uns von einem hohen Präsenzgefühl in virtuellen Seminaren über Visavid“, sagt Weigl. Für Schulungsanbieter und auch andere Kunden sei das ein großer Mehrwert.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Visavid – anders als bekannte Mitbewerber – DSGVO-konform ist, und der Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren erfolgt. Zudem läuft Visavid ausschließlich im Browser, der Anwender muss nichts installieren. Darüber hinaus kann das System horizontal skalieren, das heißt, jeder Konferenz steht ein eigener Server und damit die ganze Bandbreite der Internetverbindung zur Verfügung. „Stabilität und Verfügbarkeit sowie auch Datenschutzkonformität sind vor allem für unsere Kunden aus der Bildungs- und Steuerberatungsbranche die zentralen Anforderungen an ein Kollaborationstool“, so Weigl.

Nutzerfreundlichkeit hat oberste Priorität

Aufgrund seiner großen Bandbreite an Features ist Visavid für nahezu alle Einsatzzwecke geeignet. Im Fokus stehen dabei das gemeinsame Arbeiten und das Vermitteln von Inhalten, was über den Konferenz- beziehungsweise Präsentationsmodus abgebildet wird. Ein weiterer Pluspunkt des Tools ist seine Nutzerfreundlichkeit bei gleichzeitig hohem Datenschutz. Visavid lässt sich intuitiv bedienen, und der Kunde hat damit keinerlei administrativen Aufwand.

Auctores entwickelt Visavid kontinuierlich weiter – auf Basis der Kundenanforderungen. Eine wichtige neue Funktion, gerade auch für das Seminargeschäft, ist beispielsweise der Warteraum. Damit hat der Dozent die hundertprozentige Kontrolle darüber, wer den Seminarraum betritt. Ein neues Feature ist außerdem die Telefoneinwahl, die eine Seminarteilnahme auch im Falle von Audioproblemen gewährleistet.

Visavid verfügt seit Kurzem zudem über eine Sprecher-Darstellung, das bedeutet, in der Mitte des Bildschirms erscheint der Sprecher und daneben die Personen, die vor ihm gesprochen haben. Alle anderen Teilnehmer werden im unteren Bildschirmbereich eingeblendet. Die Sprecher-Darstellung trägt wesentlich zur Nutzerfreundlichkeit bei. Doch nicht nur an der Funktionserweiterung wird laufend gearbeitet, auch die Technik wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Auctores schafft Arbeitsplätze

„Weiterentwicklung“ ist auch das Stichwort für Auctores selbst: Denn der coronabedingte Digitalisierungsschub bei unseren Kunden hat dazu geführt, dass wir im Laufe des letzten Jahres unser Team verstärkt haben und noch weiter verstärken werden. „Damit wir mit noch höherer Schlagkraft Digitalisierungsprojekte umsetzen können“, betont Weigl. Denn gerade jetzt ist es wichtig, den digitalen Wandel im Unternehmen weiter voranzutreiben. Und auch wir gehen davon aus, dass Online-Konferenzen und mobiles Arbeiten gekommen sind, um zu bleiben. „Face-to-face wird der neue Luxus“, sagt der Züricher Zukunftsforscher Gerd Leonhard. So digital wir auch unterwegs sind, diesen Luxus werden wir uns bei Auctores regelmäßig leisten.

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