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„Ferienplaner“ feiert Doppelpremiere in zwei Gemeinden

Web-Verwaltung für Ferienprogramme ergänzt Kommunalsoftware von Auctores

Mit Pyrbaum und Freystadt steuern zwei Gemeinden im Landkreis Neumarkt i. OPf. in diesem Sommer erstmals ihre Angebote im Rahmen des Ferienprogramms online: Am Montag, den 15. Juli nahmen die Bürgermeister Willibald Gailler (Freystadt) und Guido Belzl (Pyrbaum) den „Ferienplaner“ offiziell in Betrieb. Mit ihm können Eltern ihre Kinder direkt zu den Veranstaltungen anmelden. Wie bereits bei zwei vorangehenden Projekten entwickelte die Neumarkter Auctores GmbH das neue Programm in enger Zusammenarbeit mit der Freystädter Gemeindeverwaltung.

Die Initiative für die Entwicklung der Software ging von der Gemeinde Pyrbaum aus. Sie wollte die Verwaltung ihres Ferienprogramms und besonders den Anmeldeprozess vereinfachen. Da auch die Freystädter Verwaltung an dieser Software interessiert war, übernahm sie in der Folge die Koordination. Die neue Lösung ist in die Webauftritte der Gemeinden integriert. Sie zeigt die Veranstaltungen des aktuellen Ferienprogramms mit Datum und Altersgruppe im Überblick an. Ein Klick auf den Veranstaltungstitel öffnet eine Detailansicht mit zusätzlichen Angaben. Außerdem lassen sich die Veranstaltungsinformationen als PDF herunterladen. Kurse, die bereits ausgebucht sind, werden automatisch aus dem Überblick genommen.

Eltern können ihre Kinder direkt per Online-Formular anmelden. Nach der Buchung erhalten sie automatisch eine E-Mail-Bestätigung der Reservierung. Die endgültige Bestätigung für die Anmeldung versendet der Sachbearbeiter dann aus der Anwendung heraus, wobei er aus mehreren Vorlagen auswählen kann. Besonders praktisch für Eltern, die ihre Kinder zu mehreren Veranstaltungen anmelden wollen: Sie können in einem Zug Teilnehmer für Angebote auch aus unterschiedlichen Altersgruppen vormerken lassen.

Webbasiert und universell einsetzbar

Grundlage des Systems ist das von Auctores ursprünglich für Volkshochschulen entwickelte Seminar-Buchungssystem. Die Software ist komplett webbasiert, die Bedienung erfolgt über den Webbrowser. Damit ist die Bearbeitung jederzeit und von überall her möglich – ein Internetzugang reicht. Auch in anderer Hinsicht ist die Software flexibel: Da die Datenfelder frei gestaltet werden können, ist der Einsatz im Rahmen anderer kommunaler Angebote wie Ferien- oder Mittagsbetreuung für Schulen ebenso möglich.

Der Online-Ferienplaner lässt sich von jeder Gemeinde zur Verwaltung ihres Ferienprogramms einsetzen. In Webauftritten, die mit dem smartmox-CMS von Auctores umgesetzt wurden, lässt sich das Anmeldesystem wie in Freystadt und Pyrbaum nahtlos integrieren, wobei die Anwendung sich mit anderen Modulen verknüpfen lässt. Daneben lässt sich das Buchungssystem auch per Iframe in eine bestehende Website einbinden oder als separate Lösung einsetzen. Im letzteren Fall erhalten interessierte Gemeinden eine mit Wappen, Logo o. ä. gestaltete Anmeldeseite auf dem zentralen Auftritt des Ferienplaners. Bei der Nutzung einer gemeinsamen Datenbank ist die gemeindeübergreifende Kooperation möglich. Der Online-Ferienplaner kostet für eine Gemeinde 750 Euro. Für alle Kommunen im Landkreis Neumarkt bezuschusst der Kreisjugendring die Anschaffung.

Online-Verwaltungen für Wasserzweckverband und Bauhof

Die Gemeinde Freystadt ist mit dem Ferienplaner bereits zum dritten Mal als Schrittmacher im Landkreis Neumarkt hervorgetreten. Zusammen mit der Auctores GmbH wurden in den vergangenen Jahren bereits zwei Anwendungen entwickelt, die problemlos auch in anderen Kommunen eingesetzt werden können. Den Auftakt bildete eine Verwaltungs- und Abrechnungssoftware für Wasserzweckverbände. Diese musste aufgrund der lokalen Gegebenheiten von Anfang an flexibel angelegt werden: Durch ihre geographische Lage ist die Gemeinde Freystadt mit ihren Ortsteilen Mitglied in drei Wasserzweckverbänden.

Die mandantenfähige Software berücksichtigt dies in ihrer internen Projektverwaltung. Die Wasserwarte führen ihre Materialbestellungen über die Software ebenso aus wie Erstellung und Verteilung von Arbeitsaufträgen. Aufwände und Materialverbrauch werden projektbezogen abgerechnet. Mit dem Abschluss des Projekts werden jeweils die Lagerbestände abgeglichen. Das Programm übernimmt außerdem die Verrechnung der Arbeiten einschließlich des Abrechnungs-Splittings etwa bei Hausanschlüssen.

Ebenfalls realisiert wurde eine webgestützte Bauhof-Verwaltung: Die Mitarbeiter des Bauhofs können die Dokumentation ihrer Tätigkeiten vor Ort vornehmen und die geleisteten Arbeiten den jeweiligen Kostenstellen zuweisen. Dazu wurden die Angestellten mit Tablet-PCs ausgestattet, mit denen Sie von unterwegs auf die Programmoberfläche zugreifen können. Da auch hier die gesamte Bedienung über den Browser erfolgt, muss auf den Tablets keine spezifische Software installiert werden.